Qué obliga exactamente la ley (y desde cuándo)
La obligación de registrar la jornada no es nueva. Desde el 12 de mayo de 2019, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores exige a toda empresa garantizar el registro diario de jornada de su plantilla, con el horario concreto de inicio y fin de cada persona trabajadora. Lo que llega ahora con el nuevo Real Decreto es una vuelta de tuerca para acabar con los registros de pega: papeles que se rellenan a final de mes, hojas de cálculo que nadie controla y horarios que no cuadran con la realidad.
La idea de fondo es sencilla. Si el registro se puede manipular, no sirve para proteger a quien trabaja ni para que la Inspección compruebe nada. Por eso la norma se centra en una palabra: integridad. El registro tiene que reflejar lo que de verdad ocurrió, y tiene que poder demostrarse.
A quién afecta
A todas las empresas con personas contratadas por cuenta ajena, con independencia del tamaño, el sector o el tipo de jornada. La norma no distingue entre una multinacional y un bar de barrio: la obligación es la misma.
- Pymes y micropymes. Bares, cafeterías, peluquerías, talleres, tiendas, despachos… Si hay una sola persona asalariada, hay que registrar su jornada.
- Jornada completa y parcial. Los contratos a tiempo parcial ya obligaban a un control especialmente estricto; el registro confirma las horas reales frente a las pactadas.
- Teletrabajo y trabajo híbrido. Fichar desde casa también cuenta. El sistema debe permitir registrar la jornada con independencia de dónde se realice.
- Personal con horario flexible. Aunque la persona organice sus horas, el inicio y el fin reales deben quedar registrados.
¿Quién queda fuera? Básicamente, los autónomos sin trabajadores a su cargo y las relaciones que no son laborales por cuenta ajena. Para todo lo demás, la respuesta corta es: te afecta.
Desde cuándo se aplica
La obligación de fondo está vigente desde 2019. El nuevo Real Decreto introduce los requisitos técnicos (registro digital, inalterable y accesible en remoto) con un periodo de adaptación para que las empresas pongan al día sus sistemas. La recomendación es no apurar los plazos: cambiar la forma de fichar lleva su tiempo y, mientras tanto, la Inspección sigue actuando con la normativa que ya está en vigor.
Las tres claves: digital, inalterable y accesible
Si te quedas con una sola parte de esta guía, que sea esta. El nuevo registro se apoya en tres exigencias que conviene entender bien.
1. Digital
Se acabaron las firmas en papel y las hojas que se imprimen a final de mes. El registro debe llevarse en un sistema digital que recoja cada entrada y cada salida en el momento en que ocurren. Esto no solo es un requisito: es lo único que hace viable cumplir con las otras dos claves.
2. Inalterable
El registro tiene que ser a prueba de manipulaciones. Nadie —ni la empresa— debería poder cambiar un fichaje pasado sin que quede constancia. Las correcciones legítimas (un olvido, un error) deben hacerse de forma trazable, dejando un rastro de quién cambió qué y cuándo. Cuadi resuelve esto encadenando cada fichaje con una huella criptográfica (una cadena de hashes): si alguien intentara alterar un registro anterior, la cadena se rompería y se notaría.
3. Accesible
Los datos deben estar disponibles de forma inmediata para tres destinatarios: la propia persona trabajadora, la representación legal de la plantilla y la Inspección de Trabajo, que ahora puede exigir el acceso también en remoto. En la práctica, esto significa poder generar un informe de cualquier periodo en cuestión de segundos, sin tener que rebuscar entre carpetas.
Cómo cumple Cuadi, paso a paso
Cuadi está diseñado desde cero para cumplir estos requisitos sin que tengas que pensar en ellos. Así funciona:
- Un QR que cambia cada 10 segundos. Pones una tablet o un móvil viejo en el local como kiosko. Muestra un código que se renueva constantemente, así que solo se puede fichar estando físicamente delante de la pantalla.
- El equipo ficha con su móvil. Cada persona escanea el código al entrar y al salir. El servidor sella la hora real; nadie introduce horarios a mano.
- Registros encadenados e inalterables. Cada fichaje se enlaza con el anterior mediante una cadena de hashes. El registro es, por diseño, a prueba de manipulaciones.
- Conservación automática durante 4 años. No tienes que archivar nada: Cuadi guarda todo el histórico y lo mantiene disponible el tiempo que exige la ley.
- Pack Inspección en un clic. Generas un PDF y un CSV con el registro de cualquier periodo, listos para entregar a la Inspección o a tu gestoría.
- Sin biometría ni geolocalización. No se trata la huella, ni la cara, ni la ubicación. La presencia se demuestra con el QR, no vigilando a nadie.
Qué pasa si no cumples
No llevar el registro de jornada, o llevarlo de forma incorrecta, es una infracción grave en materia laboral. Las sanciones de la Inspección de Trabajo se aplican por centro de trabajo y arrancan en 751 €, pudiendo llegar a varios miles. A eso se suma un riesgo menos visible pero igual de caro: sin un registro fiable, es muy difícil defenderse en una reclamación por horas extra.
Lo desarrollamos en detalle en la guía sobre las multas por no fichar, con los tramos exactos y cómo evitarlas.
Llega listo a la nueva ley del fichaje
Cuadi registra la jornada con un QR rotativo: digital, inalterable y conforme al art. 34.9 ET. 14 días gratis, sin tarjeta.
Empieza gratis con CuadiPreguntas frecuentes
¿El registro de jornada es obligatorio en 2026?
Sí. Registrar la jornada de todas las personas trabajadoras es obligatorio desde 2019 (artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores). El nuevo Real Decreto no crea la obligación, la refuerza: exige que el registro sea digital, inalterable, interoperable y accesible de forma inmediata, también en remoto para la Inspección.
¿A qué empresas afecta el nuevo Real Decreto?
A todas las empresas con personas asalariadas, sin importar el tamaño ni el sector. Da igual que tengas un bar con dos camareros o una tienda con una sola empleada: si hay contrato por cuenta ajena, hay obligación de registrar la jornada. Solo quedan fuera los autónomos sin trabajadores a su cargo.
¿Sirve el registro en papel o en una hoja de Excel?
Con la norma anterior se toleraba; con el nuevo Real Decreto, no. El registro debe ser digital e inalterable, y una hoja de Excel se puede modificar sin dejar rastro, así que no garantiza la integridad que exige la norma. Necesitas un sistema que selle cada fichaje y conserve los datos durante cuatro años.
¿Cuántos años hay que conservar los registros de jornada?
Cuatro años. La empresa debe mantener los registros a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes y la Inspección de Trabajo durante ese periodo. Un sistema digital como Cuadi los conserva automáticamente y permite descargarlos por cualquier intervalo.
¿Puedo usar la huella o el reconocimiento facial para fichar?
La AEPD lo desaconseja con firmeza: la huella y la cara son datos biométricos, una categoría especial que casi nunca supera el juicio de proporcionalidad para algo tan cotidiano como fichar. La alternativa segura es un sistema que demuestre la presencia sin tratar datos sensibles, como el QR rotativo de Cuadi.
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