Empieza por el problema, no por la app
Antes de comparar pantallas bonitas, ten claro qué necesitas resolver. Si lo único que buscas es cumplir el registro de jornada y estar tranquilo ante la Inspección, necesitas una app de fichaje, no una plataforma de recursos humanos con cincuenta módulos. Mezclar las dos cosas es el origen de la mayoría de decisiones caras.
Con eso en mente, hay cinco criterios que separan una buena app de fichaje de una que te dará problemas. Vamos uno a uno.
1. Cumplimiento legal: ¿aguanta una Inspección?
Es lo primero y lo no negociable. La app tiene que producir un registro digital, inalterable, accesible y conservado cuatro años, tal como exige el nuevo Real Decreto. Si una herramienta no garantiza la integridad de los datos, da igual lo demás: no te sirve.
Comprueba que puedes exportar el registro de cualquier periodo en un formato entregable (PDF y CSV) y que el sistema impide alterar fichajes pasados sin dejar rastro. Lo explicamos en la guía del registro de jornada obligatorio.
2. Integridad: que el dato no se pueda tocar
Una app puede ser “digital” y aun así ser manipulable. La diferencia está en cómo guarda los fichajes. Lo ideal es que cada registro quede sellado y encadenado con el anterior (por ejemplo, mediante una cadena de hashes), de forma que cualquier intento de cambiar un dato antiguo se note.
Esto importa especialmente para las horas extra: si los datos se pueden retocar, el registro no protege a nadie en una reclamación.
3. Privacidad: cuidado con la biometría
Muchas apps presumen de fichaje con huella o reconocimiento facial como si fuera lo más avanzado. En realidad, es lo más problemático. La AEPD desaconseja tratar datos biométricos para fichar, porque casi nunca superan el juicio de proporcionalidad.
Una buena app demuestra la presencia sin datos sensibles. El QR rotativo es el mejor ejemplo: prueba que la persona está delante del kiosko sin tratar su huella, su cara ni su ubicación. Menos datos sensibles, menos riesgo y menos papeleo de protección de datos. Más en la guía de fichaje sin biometría.
4. Modelo de precio: por negocio vs por empleado
Dos apps pueden tener “precios parecidos” en la web y costar muy distinto en tu cuenta. La clave es cómo escalan.
| Modelo | Cómo escala | Para quién |
|---|---|---|
| Por empleado y mes | Sube con cada incorporación | Plantillas grandes que usan toda la suite |
| Por negocio | Predecible, no penaliza crecer | Pymes que quieren fichar y punto |
5. Facilidad de uso: que lo monte el dueño en 10 minutos
La mejor app es la que el equipo usa sin formación. Para una pyme, eso significa: que el dueño pueda configurarla solo, que fichar sea un gesto de dos segundos y que no haga falta comprar hardware específico. Si necesitas un consultor para arrancar, ya empezaste mal.
- Alta y configuración sin formación ni implantación.
- Fichaje en un gesto: escanear un QR, no recordar un PIN largo.
- Funciona con una tablet o un móvil viejo; sin terminales caros.
- Portal del empleado para que cada uno vea sus horas.
Cómo encaja Cuadi en esta checklist
Cuadi está construido alrededor de estos cinco criterios, sin relleno:
- Cumplimiento: registro digital, inalterable, accesible y conservado 4 años, con Pack Inspección (PDF y CSV) en un clic.
- Integridad: cada fichaje se encadena con el anterior mediante una cadena de hashes.
- Privacidad: QR rotativo, sin biometría ni geolocalización.
- Precio: por negocio, 9 €/mes hasta 6 empleados y +1,50 € por extra (IVA aparte). Detalle en precios.
- Facilidad: lo montas en diez minutos con una tablet o un móvil viejo, sin comprar hardware.
Y si necesitas algo más que fichar, puedes añadir turnos por 6 €/mes, sin pagar por una suite entera de RR. HH.
La app de fichaje que pasa la checklist
Cuadi cumple los cinco criterios que importan: legal, inalterable, sin biometría, precio por negocio y lista en diez minutos. Pruébala 14 días gratis, sin tarjeta.
Empieza gratis con CuadiPreguntas frecuentes
¿Qué debe tener una app para fichar trabajadores?
Lo imprescindible: registro digital e inalterable, conservación durante cuatro años, exportación para la Inspección (PDF y CSV), respeto a la privacidad (mejor sin biometría) y un modelo de precio claro. Lo demás (turnos, informes, portal del empleado) suma, pero esos cinco puntos son los que deciden si cumples o no.
¿Es mejor una app que cobra por empleado o por negocio?
Depende del tamaño, pero para una pyme pequeña casi siempre conviene pagar por negocio. El precio por empleado escala con cada incorporación y penaliza el crecimiento; el precio por negocio es predecible. Si solo necesitas fichar y no una suite entera de RR. HH., pagar por cabeza suele ser pagar de más.
¿Una app de fichaje puede usar la huella o el reconocimiento facial?
Puede, pero la AEPD lo desaconseja con firmeza. La huella y la cara son datos biométricos, una categoría especial que rara vez supera el juicio de proporcionalidad para algo tan cotidiano como fichar. Es más seguro elegir una app que demuestre la presencia sin datos sensibles, como un QR rotativo.
¿Necesito comprar un terminal o hardware para fichar?
No necesariamente. Las mejores apps para pymes funcionan con lo que ya tienes: una tablet o un móvil viejo como kiosko y el teléfono de cada empleado para fichar. Evitar lectores de huella o terminales caros elimina un coste de entrada importante y, de paso, los problemas de privacidad de la biometría.
¿Por qué elegir Cuadi para fichar?
Porque hace una cosa muy bien: fichaje conforme a la ley para pymes. QR rotativo sin biometría, registros inalterables, conservación de cuatro años y Pack Inspección en un clic, todo por 9 € al mes por negocio (IVA aparte). Sin pagar por módulos de RR. HH. que no vas a usar y sin comprar hardware. Mira la página de fichaje.
Sigue leyendo